Asignación de Institución a Facturar

Al tener activa una conexión con una o varias empresas de FELplex se puede realizar configuraciones  para generar documentos de manera automática al realizar el pago de cuotas y moras. Para esto se pueden crear cuotas y moras nuevas, o editar las ya existentes.

Creación de Cuotas

Para configurar cuotas nuevas con facturación, se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Cuotas. En la vista de cuotas se selecciona el botón Crear cuota.

Al seleccionar esta opción se abre la vista de Crear Cuota. Para crear la cuota se debe ingresar la información general: Descripción, Tipo de Cuota, Monto, Categoría (Bien o Servicio), entre otros. Con la integración a Felplex activa aparecen dos campos más para configurar la facturación: Tipo de Documento e Institución a Facturar.

• Tipo de Documento: Debe seleccionar si desea que la cuota genere una factura o un recibo, en caso no se desea generar algún documento se puede seleccionar la opción Ninguno. 

Si se selecciona Recibo, aparece un select de Base legal para ítems exentos o no afectos al iva en el que se debe configurar una frase de exento. Se debe seleccionar la frase "Servicios exentos centros educativos privados (art. 8 núm. 1 Ley del IVA)." o "Ventas y servicios universidades (art. 8 núm. 2 Ley del IVA).".

• Institución a Facturar: Indica cuál de las empresas de Felplex asociadas debe emitir el documento, para crear una cuota este campo tiene que estar configurado.

Al finalizar de ingresar los datos se selecciona la opción Guardar que redirige a la vista de Editar Cuotas. Luego de guardar, si no se configuró como Cobro único, se deben asignar Periodos de Cobro a la cuota. Los periodos de cobro aparecen de lado derecho en la vista de Editar Cuota, y puede seleccionar uno o varios de los periodos de cobro configurados.

Editar Cuotas

Si una cuota ya esta creada y se quiere modificar para agregar la facturación o cambiar la institución a facturar, se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Cuotas. En el listado de cuotas debe buscar la cuota que desea modificar, y seleccionar el botón Editar.

Esto redirige a la vista de Editar Cuotas, desde aquí se puede editar la información general de la cuota, así como la información de facturación. Se puede cambiar el tipo de documento (recibo o factura), o elegir otra empresa de Felplex asociada al colegio. En el caso de cuotas que se crearon antes de activar la facturación con Felplex, los campos de Tipo de Documento y de Institución a Facturar no tendran valores guardados. Al abrir la edición de una de estas cuotas se debe configurar estos campos para poder guardar los cambios.

En el caso no se quiera generar un documento se puede seleccionar la opción Ninguno en Tipo de Documento, sin embargo, debe configurarse la Institución a Facturar.

Moras

1. Individuales

Para acceder a esta función se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Recargos y Descuentos. En la vista de Recargos y Descuentos se debe seleccionar el botón Crear.

En esta vista aparecen dos pestañas, y se debe seleccionar la pestaña de Individuales.

Para generar la Mora se debe comenzar buscando el Grado al que pertenece el estudiante, y luego elegir del select al estudiante.

Al seleccionar a un estudiante, cargará una lista de las Cuotas del Estudiante, debemos seleccionar la cuota a la que se desea aplicar la Mora. 

Esto cargará las vistas de Nuevo Modificador y Cargos Pendientes.

En Nuevo Modificador se debe colocar el Monto de la mora y su Descripción, y en Categoría seleccionar Mora. También se debe seleccionar la institución a facturar y aparecerá un checkbox para generar Factura Automática, se recomienda seleccionar esta opción.

En Cargos Pendientes se listan todos los periodos de pagos pendientes del estudiante, se selecciona a cuales aplica la mora (una o varias).

Al colocar toda la información se selecciona el botón Guardar, que genera la solicitud de recargo. 

*Nota: No se reflejará la mora en los pagos hasta que la solicitud sea aprobada.

Las moras individuales no se pueden editar, por lo que luego de ser aprobadas, deben anularse y volverse a crear para poder generar algún cambio.

2. Recurrentes

Para acceder a esta función se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Recargos y Descuentos. En la vista de Recargos y Descuentos se debe seleccionar el botón Crear.

En esta vista aparecen dos pestañas, y se debe seleccionar la pestaña de Recurrentes.

De aquí se debe seleccionar La cuota a la que se desea aplicar la mora recurrente, que carga la vista de configuración del modificador de la cuota.

En esta vista se configura la Mora (Tipo de cobro, monto, periodo, descripción) y en Tipo se selecciona Mora. También se debe seleccionar la institución a facturar y aparecerá un checkbox para generar Factura Automática, se recomienda seleccionar esta opción.

Luego de agregar los datos y configurar la Mora, se selecciona la opción Guardar. Al hacer esto aparece una notificación en la parte superior derecha de la pantalla indicando que se ha guardado con éxito.

Si una cuota ya tiene un modificador configurado, al seleccionarlo de la lista cargará los datos almacenados anteriormente en la vista de configuración del modificador de la cuota.

De aquí se pueden modificar y guardar. Para Moras generadas antes de la activación de facturación con Felplex, al cargar los datos no tendrá valor el campo de Institución a Facturar y no estará seleccionada la opción de Factura automática. Antes de guardar los cambios se tendrá que configurar la Institución a Facturar.

3. Desde Caja

Para poder utilizar esta función debe estar activa la opción de Recargos y Descuentos sin Autorización. Esta función se activa desde los settings en el tablero de Finanzas.

Para acceder se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Caja.  De allí se procede a agregar la cuota a pagar buscando al estudiante y seleccionando la cuota correspondiente.

Al tener una cuota seleccionada se selecciona el botón de Recargos y Descuentos. Esto abrirá el modal para configurar la Mora. En tipo se debe seleccionar Mora, luego seleccionar a cual de los cargos a pagar aplica, ingresar el Monto y agregar una descripción. En el campo Institución a Facturar se debe seleccionar la empresa de FELplex asociada a la institución que debe emitir la factura. Al llenar los datos se debe seleccionar el botón de Confirmar.

Al guardar la mora aparecerá en el listado de cuotas a pagar. Estas moras no se pueden editar pero al colocar el indicador del mouse aparece una x del lado derecho que se puede utilizar para eliminar la mora de ser necesario.