Generación Manual de Documentos

En caso haya algún fallo con la generación de un documento de manera automática o se quede la empresa de FELplex sin DTEs, se tendrán que generar los documentos de manera manual. Se puede identificar que un documento no ha sido generado de dos maneras. Desde caja, al finalizar el pago aparecerá esta alerta en la parte superior derecha indicando que hubo un error con la generación de los documentos.

La otra opción es desde el módulo de recibos. Para llegar se debe ingresar en el menú lateral a la opción de Finanzas y seleccionar la opción de Recibos. Aquí se debe seleccionar el cliclo del cual se quiere ver los documentos, y configurar el filtro de fechas.

Se puede usar un rango predeterminado (Hoy, Ayer Semanal) o personalizar la fecha. Si desea una busqueda mas específica se puede usar la opción deBusqueda Avanzada. Luego de configurar esto, debe presionar el botón de buscar y se desplegarán los documentos que correspondan. 

En el listado que aparece se puede revisar la columna FELplex para ver el indicador e identificar si un documento se generó o si existió algun error:

Este indicador significa que no se ha generado el documento (Cuota no esta configurada para generar el documento o existió algun error)

Este indicador significa que el documento se ha generado exitosamente.

Para generar los documentos de FELplex manualmente debemos encontrar el pago correspondiente, y en la columna acciones seleccionar el botón verde. Esto abrirá el modal de Opciones FELplex. Si la petición de creación del documento devolvió un error se podra visualizar aquí también. Para generar el documento manualmente solo se necesita seleccionar el botón Generar que aparece en la parte inferior.

Esto vuelve a mandar la petición de generación del documento, luego de unos segundos el modal se cerrará y si no hay errores el documento se generará. En caso existiera algún error en la generación del documento aparece una alerta en la esquina superior derecha de la pantalla.

Si se necesita corregir un error (ej NIT) se puede realizar utilizando el botón celeste para Editar. Esto abre un modal donde se puede colocar el cambio necesario. Al guardar este cambio se genera una solicitud de modificación. Al ser aprobada se puede volver a generar el documento manualmente.

Posibles Errores en Generación de Documentos

Si al generar manualmente el documento aún muestra error, podría estar relacionado a uno de los siguientes errores:

• Empresa en FELplex se quedó sin DTEs: revisar desde FELplex y de ser necesario realizar la compra de DTEs, luego volver a generar.
• Cuota no esta configurada para emisión de documentos:  revisar en el apartado de cuotas que la cuota tenga el tipo de documento y la institución a facturar configurada. 
• Cuota no tiene frase de extento/frase no es válida: si el tipo de documento es un recibo, verificar en el apartado de cuotas que se tenga configurado la frase de exento con una de las opciones válidas:
  • Servicios exentos centros educativos privados (art. 8 núm. 1 Ley del IVA)
  • Ventas y servicios universidades (art. 8 núm. 2 Ley del IVA)
• Validar NIT: El fallo puede deberse a que el NIT ingresado no sea válido, puede verificarlo desde https://portal.sat.gob.gt/portal/consulta-registro-tributario-unificado/
• NIT esta como CF y total del documento es mayor a 2500: por requerimientos de SAT si el total es mayor a 2500 debe tener un NIT o CUI.