La función de inventarios permite llevar un control interno de pagos correspondientes a objetos limitados que maneje la institución en conjunto a las cuotas administradas por el sistema Colplex.

Activar la Función de Inventarios

Para activar la función de inventarios se necesita ingresar a los parámetros de finanzas, seleccionando Finanzas en el menú lateral y presionando la opción Tablero, el botón identificado con un engranaje del lado superior derecho abre los parámetros de finanzas.

En esta vista se debe buscar la opción de Habilitar Inventario y seleccionar para activarlo, luego se debe guardar los parámetros de finanzas.

Cuotas

La función de inventarios trae nuevas funciones a la vista de cuotas, creación de cuotas y asignación de cuotas.

Crear Cuotas con Inventario

Para llegar a la vista de creación de cuotas se debe seleccionar Finanzas en el menú lateral y luego la opción Cuotas. En la vista de Cuotas se debe seleccionar la opción Crear Cuota, que abrirá el formulario de creación de cuotas.

A primera vista el formulario es el mismo de creación de cuotas habitual, sin embargo los Tipos de cuota se encuentra divididos en dos categorías: Regulares e Inventario.

Al seleccionar un tipo de la categoría Inventario, se habilita los 3 campos correspondientes a la creación de cuota con control de inventario.

Limitar Asignación a Existencias en Inventario: Esta opción se puede activar o mantener desactivada. Al estar activa limita la asignación de la cuota a las unidades en existencia del inventario y la cantidad de cuotas ya asignadas. Ej. Si se activa esta opción y la cuota tiene 10 unidades en existencia y 5 cuotas ya asignada, no permitirá asignar la cuota a más de 5 estudiantes hasta que hayan más cuotas en existencia.
Cantidad Actual: Aquí se coloca la cantidad inicial en existencia (si se deja vacío se guardará 0 automáticamente)
Fecha de Carga: Fecha de ingreso inicial de existencias, de manera automática aparece la fecha actual al crear la cuota.

Al llenar los datos correspondientes, se selecciona el botón Guardar para crear la cuota.

Editar Cuota

Desde la vista de Cuotas se debe buscar en el listado la cuota deseada y seleccionar el botón Editar.

Esto abre la vista de edición de cuotas, en el que se puede modificar los periodos de cobro (si no hay asignaciones) la información general de la cuota y los datos de la cuota (limitación a inventario o fecha de carga). Para cambiar la cantidad en inventario se debe registrar un movimiento, para esto se debe seleccionar el botón Movimientos que aparece en la parte inferior y abre el modal de registro de movimiento.

Al terminar los cambios deseados se debe seleccionar el botón Guardar para almacenarlos.

Registrar Movimientos

Para registrar un Ingreso o Egreso de inventario se debe acceder a la opción de Movimientos. Esta opción se encuentra en 3 vistas.

Editar cuota - aparece en la parte inferior del formulario debajo de la fecha de carga.
Vista de cuotas - aparece a la par del botón editar, unicamente esta habilitado (identificable por el color amarillo) en las cuotas que tienen opción a control de inventario.
Vista de Detalles de cuota - aparece en la parte inferior de la pestaña de Movimientos

Al seleccionar el botón en cualquiera de estas vistas, se abrirá el modal de Ingresos y Egresos de Inventario. En el encabezado se despliega el nombre de la cuota, y la cantidad de unidades en existencia.

Para completar el registro se debe ingresar:

Tipo de movimiento - Ingreso o Egreso
Cantidad - cuantas unidades estan ingresando/egresando de las existencias
Fecha de carga - fecha en la que se realiza el movimiento, e manera automática se carga la fecha actual al realizar el movimiento
Comentario/razón del movimiento - una breve descripción del movimiento a realizar.

Al haber ingresado toda la información, se debe seleccionar la opción confirmar para guardar el movimiento, el inventario se actualizará de manera automática.

*Nota: El sistema no permitirá registrar un egreso mayor a las cantidades en inventario, si se intentará registrar un movimiento de esta manera aparecerá la siguiente alerta.

Vista de Detalle de Cuotas

Esta vista esta habilitada para toda cuota (con o sin inventario). Sin embargo, hay unas funciones que únicamente aplican a las cuotas con control de Inventario. Para acceder a la vista de Detalle de Cuota se debe ingresar a la vista de Cuotas, buscar la cuota deseada y presionar el botón Detalles.

Detalles

Esta vista esta disponible para todas las cuotas, muestra el resúmen de la información de la cuota. La información no se puede editar. Esta vista mantiene la información actual de la cuota, reflejando cualquier cambio realizado a la cuota (editar información de cuota, registrar movimiento de inventario).

Si una cuota no corresponde a los tipos de cuota con control de inventario, no aparecerán los campos de inventario. En su lugar aparecerá el siguiente mensaje.

Artículos Asignados

Esta vista es aplicable únicamente a las cuotas con control de inventario. En esta pestaña se puede ver el listado de los estudiantes a los que se les ha asignado la cuota y el estado del proceso de inventario de la cuota. Existen 4 estados posibles para una cuota con control de inventario:

- La cuota se encuentra asignada a un estudiante pero no se ha efectuado el pago.
- Se ha realizado el pago correspondiente del pago, pero no se ha completado la entrega del artículo correspondiente.
- Se ha realizado el pago y completado la entrega del artículo correspondiente.
- Se anuló la asignación de la cuota

En el listado aparecerá el nombre del estudiante, periodo de cobro (único si es cobro único) y ciclo correspondiente, cantidad (se agrega de defecto como 1), el estado de la cuota, la fecha de la asignación y acciones disponibles. Si una cuota tiene varios periodos de cobro se generará una entrada por periodo de cobro.

Movimientos

Esta vista es aplicable únicamente a las cuotas con control de inventario. En esta pestaña se despliega la bitácora de movimientos completa en relación a esta cuota. En ella se despliegan los ingresos/egresos registrados por el usuario, así como entradas generadas por el sistema (Ingreso inicial al inventario, entrega de unidades, entre otros). En la tabla se despliega el código del usuario que realizó el movimiento, la cantidad de unidades a los que afectó el movimiento, el tipo de movimiento, la descripción del movimiento, y la fecha y hora en la que se realizó el movimiento.

Asignación de Cuotas

Para asignar las cuotas con inventario, se lleva a cabo el proceso normal, ingresando a la vista de Cuotas y seleccionando la cuota que se desea asignar. Para las cuotas con inventario al seleccionarlas para asignar aparece el nombre de la cuota, la cantidad de unidades en inventario y la cantidad de unidades reservadas o en espera.

Esta información sirve para evaluar cuantas asignaciones puede realizar si la cuota tiene activa la opción de limitar a cantidad en existencias. Si esta opción esta activa y se intenta asignar mas cantidades de las que estan disponibles en inventario aparece la siguiente alerta.

Si se asigna exitosamente la cuota a una cantidad igual o menor a lo disponible en inventario, o al asignar una cuota sin esta limitación, aparece el siguiente indicador.

Luego de asignar exitosamente las cuotas se pueden ver las asignaciones y sus estados en la vista de detalles de cuota.

Completar Entregas

Los estados de las asignaciones se actualizan de manera automática. Luego de que se realice el pago de una cuota el estado se actualiza a "En Espera" al estar en este estado se activa la opción de Completar Entrega en la pestaña de Artículos Asignados de la vista de Detalles de cuota.

Para completar la entrega de los artículos, es necesario únicamente presionar el botón Completar Entrega. Sin embargo, para que la entrega se pueda completar deben existir suficientes unidades en existencias (sin importar la configuración de la cuota). Si se intenta completar entregas sin cantidades en existencia aparecerá la siguiente alerta.

Si se completa exitosamente una entrega aparecerá el siguiente mensaje.

A su vez, se cambiara el estado de la cuota a completado.

Y se generará un registro en la pestaña de movimientos.